こんにちは、CEOの中里です。
◆課題：契約締結業務、時間がかかる
契約締結業務は地味に時間がかかります。
弊社は業務委託のメンバーが多数いることもあり、Kimakuri事業の初期チームを結成してから現在に至る10ヶ月間で、人事関連の契約締結が39件ありました。
投資契約やNDA、株主総会の委任状等、大小様々な（広い意味での）契約を含めると、恐らく100件ほどあります。押印に至っては、1件毎に複数書類へ複数回押印するため、500回くらいは押印しているのではないでしょうか。登記や銀行関連の証明書類も含めると、600回、毎月60回ほど押印している計算です。
契約締結のために毎回集まっていては時間がいくらあっても足りないため、契約書のやり取りは基本的に郵送となりますが、郵送というのもなかなか時間がかかります。
- 契約書・送り状（PDF）を複数部印刷
- 契約書を全て綴る
- 全ての契約書に押印
- 全ての契約書に契印
- 送付用と返信用に封筒（レターパック等）を2枚用意
- 封筒2枚のそれぞれに宛名、送付先住所、差出人、差出人住所を記載
- 契約書・送り状を封筒に入れ、投函
- 返信を数日間待つ
- 返信が届き内容をチェック
- たまに押印や契印に漏れがあり、致命的な場合1.に戻る
という10ステップがあり、2者間契約でも毎回1時間弱かかります。一度同じ内容の契約を6名に向けて2部ずつ送った際は7時間かかりました。その上、締結までのリードタイムは数日。長い！
秘書サービス等によるアウトソースは地味に高く、シードステージのスタートアップとして人件費はほぼ全てエンジニアに振り向けているため、雑用は全て私が実施。
1件1時間かけたとして、100件で100時間。私の労働時間1.38週分です。10ヶ月間≒40週のうち、労働時間の3.5%は契約締結業務。多い！
◆改善策：クラウドサイン導入
というわけで、今年から契約は極力クラウドサインを利用して締結することにしました。
www.cloudsign.jp
クラウドサインでは締結までのステップが
- 契約書（PDF）をクラウドサインにアップ
- 宛先（メールアドレス）を入力
- 押印（社名を入力）
- 返信を待つ（早いと数分）
と、たったの4ステップでかかる時間は5分程度、リードタイムも早いと10分程度です。契約締結業務にかかる時間が1/12に圧縮され、私の労働時間に占める割合が3.5%から0.3%に激減。最高！
費用は月額1万円＋契約1件あたり100円。弊社の場合は月あたり1.1万円程度となる計算（※今月から使い始めたので、推計）。安い！（但し、私の月給は5万円なので、これと労働時間288時間/月をベースに計算した契約締結業務10時間/月の機会損失は1740円...あれ、高い...の...か...！？@時給174円）
唯一の問題点は、クラウドサインでの締結を拒否するところが割と存在しそうな点。登記申請の参考書類や銀行関連の書類は、今のところ難しそうです。
クラウドサインの回し者のような記事となりましたが、お金のないシードラウンドのスタートアップにとっては最高のサービスと感じましたので、弊社と同じような状況の方は参考にして頂きますと幸いです。